Problema / Sumário

Como processar um adiantamento por conta de despesas para colaboradores, no Sage X3 People?

Descrição da Solução / Detalhes

Os adiantamentos a colaboradores podem ser efetuados por conta da retribuição ou por conta de despesas. Se a despesa for processada dentro do recibo, os adiantamentos são depois descontados aquando do pagamento da retribuição. Se a despesa for processada for do recibo, que é o caso deste artigo, o adiantamento poderá ser descontado nas despesas entretanto lançadas.

O pagamento do adiantamento por conta de despesas pode ser feito de duas formas diferentes: ou é feito o pagamento com base no lançamento (adiantamento) registado no “Modulo de despesas” que é o caso do exemplo apresentado a seguir ou por registo direto na funcionalidade “Registo de pagamentos” cujos resultados da contabilização são apresentados na parte final deste artigo.

Procedimento para o tratamento do adiantamentos fora do recibo:

1 – Criar ou verificar se já existe um código de despesa para “Adiantamento” e para “Reembolso do adiantamento” no Cód.desp, em Notas despesas > Notas de despesas (função GESTES):

As flags assinaladas tem o seguinte significado:

- Avanço: estando assinalada, significa que se trata de um adiantamento e por isso após o registo e contabilização do adiantamento, o mesmo ficará registado no Saldo de pagamentos no campo “Avanço sobre despesas” enquanto não for devolvido ou abatido em despesas. Também ficará registado no campo “Despesas a pagar” enquanto não for efetuado o pagamento desse adiantamento.

- Débito: Se esta flag estiver assinalada conjuntamente com a flag “Avanço”, significa que após lançamento e contabilização desse código de despesa, o adiantamento poderá ser restituído ou abatido em despesas. Nesse caso o campo “Avanço sobre despesas” do Saldo de Pagamentos ficará deduzido desse valor e o campo “Despesas a pagar” irá registar o saldo remanescente a pagar ou a restituir (se este for negativo).

2 – Registar o adiantamento para um colaborador nas Notas de despesas, em Notas de despesas > Notas de Despesas (função GESEXS):

3 – Contabilizar a despesa[1], em Notas de despesas > Notas de Despesas (função EXPST):

4 – Verificar os Saldos de Pagamento, em Salários > Pagamentos (função GESSLD):

Isto significa que a empresa deve € 100 ao colaborador do adiantamento (campo “Despesas a pagar”). No campo “Avanço sobre despesas” está registada a informação que foi concedido ao colaborador um adiantamento por conta de despesas de € 100 e permanecerá nesse campo até que seja lançado e contabilizado a restituição do mesmo, abatido ou não de despesas entretanto realizadas.

5 – Pagamento do adiantamento, no Registo de pagamentos, em Salários > Pagamentos (função GESFRM) e conferência dos Saldos de Pagamentos em resultado disso:

6 – Registar o reembolso do adiantamento e as despesas realizadas por conta desse adiantamento na funcionalidade “Notas de despesa” e contabilizar as mesmas:

7 – Realizar o pagamento dessas despesas deduzidas do reembolso do adiantamento (o remanescente de € 10 é automaticamente apresentado nos Saldos de Pagamentos e carregado para a proposta de pagamento):

Nota final: A alternativa simplificada em relação ao procedimento acima passa por não registar o adiantamento e o reembolso no Módulo das despesas, mas por registar diretamente o pagamento do adiantamento, na funcionalidade “Registo de Pagamento”. À medida que se vai registando e contabilizando despesas, as mesmas são deduzidas ao adiantamento efetuado conforme se pode verificar nos Saldos de Pagamento e nas contabilizações a seguir cujas contas são meramente exemplificativas.

Pagamento do adiantamento:

Na funcionalidade “Saldo dos pagamentos” o campo “Despesas a pagar” fica a negativo a aguardar despesas para serem deduzidas. Após o lançamento e contabilização das despesas o saldo é atualizado podendo ficar igual a zero (nada a haver) ou menor que zero (colaborador está em dívida até devolver ou apresentar despesas para abater ao adiantamento) ou maior que zero (empresa deve pagar esse valor que corresponde ao remanescente).

Registo de despesas:

Pagamento do remanescente registado no Saldos de Pagamento:

[1] Para mais informação acerca da contabilização de despesas, consulte o artigo: https://suportemm.sage.pt/hc/pt/articles/360006081539--2019-05-31-Contabiliza%C3%A7%C3%A3o-Notas-Despesas-X3People-U9